Lorsque l’équipe de CDC Moose Jaw a constaté qu’il était possible de simplifier la façon dont l’information sur les projets était communiquée aux intervenants, elle a entrepris de concevoir une meilleure solution.
Afin de remplacer la plupart des feuilles de calcul auparavant utilisées pour assurer le suivi de l’état d’avancement des projets et des renseignements sur le financement, l’équipe a mis au point un tableau de bord intégrant le Planificateur de Microsoft, Power BI et les sources de données de projet existantes. Cette solution permet à CDC et au client-partenaire d’avoir une vue d’ensemble plus claire de la réalisation des projets, tout en facilitant l’accès aux données de projet à jour.
« Nous voulions simplifier l’accès à l’information dont les utilisateurs ont besoin et leur donner l’assurance qu’ils consultent les données les plus récentes, explique Carrie Seman, chef de programme à CDC. L’objectif n’était pas de créer un nouvel outil pour le simple fait d’innover. Nous souhaitions plutôt améliorer les communications et appuyer la prise de décisions. »
L’initiative offre une meilleure visibilité de l’état d’avancement des projets tout au long de leur réalisation et permet aux intervenants d’accéder plus facilement à l’information sur les projets. Le tableau de bord regroupe et affiche les données provenant de multiples sources à un seul endroit, ce qui entraîne moins de tâches de compilation et de rapprochement à partir de plusieurs sources. Des mises à jour régulières contribuent à garantir que l’information demeure à jour et fiable. Les clients-partenaires peuvent désormais accéder directement à l’information sur les projets dans Power BI, ce qui réduit le besoin de faire des suivis manuellement et donne une meilleure vue d’ensemble de la situation.
L’idée du tableau de bord a été proposée par une employée au moyen du programme d’innovation de CDC, innoviCulture. En encourageant le personnel à cerner les possibilités d’amélioration et à mettre à l’essai de nouvelles façons de faire, le programme contribue à transformer des idées concrètes en solutions qui profitent à la fois à CDC et à ses clients-partenaires.
« Ce qui rend cette réalisation si spéciale, c’est qu’elle découle directement d’une idée de l’équipe du site », souligne Nicole Burgess, chef régionale de secteur de services, Services de gestion des projets et des programmes à CDC. « L’équipe a ciblé un enjeu et a collaboré pour le résoudre et créer une solution pratique qui accroît la transparence et favorise la prise de décision. »
L’équipe continue de peaufiner l’outil et d’élaborer des ressources qui pourraient aider les autres sites de CDC à adapter la solution afin qu’elle réponde à leurs propres besoins.